الجميع لديه طموحات وأهداف شخصية ، لكن للأسف لا ينجح سوى عدد قليل منا في تحقيقها. لا أريد أن أخيب ظنك لكن الواقع لا يكذب وفي هذه المقالة سوف نتطرق لشرح خطوات إدارة الوقت وأثرها في تحقيق النجاح أو الفشل؟ومن أهم الصفات التي يتشاركها الأشخاص الناجحون هي الحساسية المفرطة للوقت ، حيث أن كل دقيقة مهمة ، لذلك غالبا ما يكون جدولهم مزدحما ولا يتشاركون نفس نمط الحياة مع الخاسرين. أيضا من النادر أن تصادف طبيبا أو محاميا ناجحا يقضي معظم وقته في المقهى على الرغم من أن حياته المالية أفضل ، بل على العكس تماما ، فهو يقضي ساعات طويلة في المكتب تقديرا لوقته الثمين. الفقراء في الجانب الآخر الذين يجلسون في أسفل الهرم الاجتماعي يشكون من كثرة الوقت وقلة المهام، هذا التفاوت في تحقيق معدلات النجاح يعزز أهمية تعلم مهارات إدارة الوقت ، حيث أن تأثيرها على مستقبلك الشخصي والمهني سيكون بالتأكيد إيجابيا وهو الموضوع الذي سنناقشه اليوم.
أفضل الخطوات لتنظيم الوقت بفعالية وإنجاز المهام بدقة
قام فريق الموقع بإعداد قائمة لأفضل خطوات لتنظيم الوقت بشكل فعال لمساعدتك على التخلص من العادات اليومية السيئة وإنجاز المهام بدقة في أسرع وقت ممكن.
1. مراجعة العادات اليومية
الخطوة الأولى للتمرد على الواقع وتغييره هي فهمه بالطريقة الصحيحة ، لذلك من الضروري أن تراجع عاداتك من وقت إلى اخر. خذ ورقة وقلم ثم اكتب جميع المهام الروتينية التي تقوم بها يوميا ، وكذلك لا تهمل مراجعة معدل استخدامك للهاتف ، فهو حاليا أقل فرد يقضي 3 ساعات يوميا في تصفح الهاتف ، وهو وقت ثمين لا يمكن تجاهله. هذه المراجعة لنمطك الذي يستغرق وقتا طويلا هي الخطوة الأولى لإدارة الوقت الاحترافية الفعالة ، لأنها تساهم في فكرة واضحة عن الفجوات في جدولك الزمني التي تتسبب في إضاعة وقت عديم الفائدة.
2. تحديد الأهداف
دائما ما يكون وضع رؤية للمستقبل مصحوبا بظهور الدافع ، لذلك من الضروري تحديد أهداف واضحة. سواء كانت الجسدية أو الصحية لا يهم، لأنها ستمنحك الحماس لإجراء تعديلات جوهرية على برنامجك والتزاماتك اليومية. يضمن تحديد الأهداف بدقة إدارة الوقت لأنه يعزز الشعور بالمسؤولية ، مما يؤدي إلى ضغط إيجابي للعمل بأقصى طاقة لتحقيقها ضمن جدول زمني محدد. على سبيل المثال ، إذا كنت تعيش اليوم بمفردك دون تخطيط مسبق أو التزام بأهداف معينة ، فكل ما ستفعله هو إضاعة الوقت في المقاهي أو النزهات مع الأصدقاء.
3. ضع جدولا زمنيا
يساعدك الالتزام بالجدول الزمني على إدارة الوقت بكفاءة وزيادة الإنتاجية ، حيث يوفر لك الوقت المتوقع الضائع في المهام غير المخطط لها. لا تكن صارما أثناء وضع الجدول الزمني ، فمن الصعب الالتزام به حرفيا ، ويظل الوقت اللازم لإكمال المهمة يعتمد نسبيا على جهد وتعقيد المهمة من واحدة إلى أخرى. نضع جميعا أهدافا قصيرة ومتوسطة المدى، لكن الظروف لا تسمح دائما بتحقيقها في الوقت المحدد، لذلك يفضل أن يكون برنامجك مرنا، مما سيسمح لك بخدمة أهدافك وفقا للظروف والتطورات.
4. تحديد أولويات
يتم تحديد الأولويات بناء على الأهداف والالتزامات الشخصية لكل فرد ، لذلك من الصعب مشاركة قائمة محددة من المهام التي يمكن تحديد أولوياتها. كل ما نوصي به هو ترتيب المهام وفقا لدرجة الإلحاح والأهمية ، على سبيل المثال ، المهنية أو الدراسة
يجب إرسال الواجبات للدردشة مع الأصدقاء. يجب عليك أيضا التركيز على تنفيذ المهام التي تتعلق باحتياجاتك وواجباتك ، ثم تخصيص وقت للراحة وأخيرا محاولة مساعدة الآخرين أو مقابلتهم إذا كان الوقت متاحا. يلتزم الشخص الناجح بالعمل الجاد وعدم إضاعة أي دقائق على الآخرين، حيث أن الوقت محدود، لذلك يفضل استخدامه لخدمة الأهداف الشخصية أولا.
5. التخلص من الانحرافات
نحن محظوظون لأننا نعيش في عصر وصلت فيه البشرية إلى أقصى حد في العلم والرفاهية ، لكننا في نفس الوقت الجيل الأكثر ضياعا بسبب نمط الحياة الروتيني والكثير من الانحرافات. لم تأت معالجة الانحرافات من فراغ ، ولكن بسبب خطرها على جدولنا الزمني ، فإن معظمها مهام تافهة ، لكن لها تأثير عاطفي لا يمكننا مقاومته ، وأبرزها:
الهواتف: حاليا بمجرد فتح شاشة الهاتف لتصفح رسالة ستفاجأ بالغوص بمشاهدة فيديوهات تيك توك أو سناب شات، حيث يقضي الأقل شخصا ما لا يقل عن 3 ساعات في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي.
المحادثات الفارغة: على سبيل المثال ، تجنب الدردشة المطولة مع زملاء العمل في استراحة القهوة أو قضاء ساعات طويلة في المقاهي.
ألعاب الفيديو: يقضي الكثير من الطلاب والموظفين الجدد ساعات طويلة على أجهزة الألعاب عديمة الفائدة.
6. لا تؤجل المهام
اعلم دائما أن التسويف والمماطلة هما أكبر عدو للالتزام ، حيث يدمران جميع الخطط السابقة ويعيقان تنفيذ المهام في الوقت المحدد. فقط اسأل نفسك كم عدد المهام التي خططت لها؟ لكن انتهى بك الأمر بعدم القيام بذلك بسبب التأخيرات المتكررة. نحن البشر كائنات تسيطر عليها الحالة الذهنية ، مما يجعل التسويف خطيرا على أهدافنا لأنه يسبب الكسل بينما يقتل العاطفة والتصميم على المدى الطويل. أيضا ، الاستعداد عقليا لأداء
لا تعني مهمة اليوم بالضرورة أنها ستكون متاحة بنفس الحجم في يوم لاحق. كما أن تأجيل المهام يؤدي إلى تراكمها ، مما يتناقض مع رغبتك في تطوير نفسك ، كما أن أي مهمة مؤجلة تشكل عقبة أمام تنظيم جدول زمني ضيق.
7. خصص وقتا للراحة
قد تتفاجأ بهذه الخطوة ، لكن من المعروف أن أخذ فترات راحة بشكل منتظم مفيد لإدارة الوقت بشكل فعال ، لأنه يساعد على إزالة الإرهاق وتجنب الإرهاق الوظيفي. لفهم المشكلة بعمق ، إليك مثال: أنت تعمل لأشهر دون انقطاع وكل شيء على ما يرام ، ولكن فجأة تصل إلى مرحلة نفسية سيئة تجعلك تكره العمل (وهذا ما يسمى الإرهاق الوظيفي). أيضا ، عند العمل بشكل يومي ، من الأفضل أخذ استراحة قصيرة كل 3 أو 4 ساعات ، والتي نوصي باستخدامها لأخذ قيلولة صغيرة أو شرب فنجان من القهوة لتجديد الطاقة والنشاط.
8. تعتاد على قول لا
أعلم جيدا أن لديك التزامات اجتماعية تجاه أصدقائك أو زملائك في العمل ، لذلك من الواضح تقديم تضحيات للحفاظ على هذه العلاقات. يتطلب النجاح نوعا من الأنانية الإيجابية حتى تتمكن من توفير الوقت الكافي للعمل على مشاريعك وأهدافك. نحن بشر ، لذا لا يمكننا العمل إلا بتركيز كامل في ساعات معينة ، وآخر شيء تريد القيام به هو تلقي مكالمة من صديق لشرب
القهوة في اللحظة التي تركز فيها! ببساطة لا ترد على الهاتف أو تقدم اعتذارا سريعا لعدم الظهور ، ولا تتجاهل هذه النصيحة الثمينة لبقية حياتك. يعد تعلم قول "لا" من أهم الخطوات في إدارة الوقت التي يتجاهلها الجميع، حتى من الناحية المنطقية لن يتصل بك أحد إلا في أوقات فراغه، لذلك قم دائما بإعطاء الأولوية لبرنامجك اليومي والذهاب فقط إلى المواعيد المخطط لها مسبقا. لا تهتم برد فعل الطرف الآخر ، فمن يحبك حقا سيقدر ظروفك واهتمامك بتشكيل مستقبلك ، لذلك فقط المنافقون أو الأنانيون الذين لا يهتمون بمصلحتك سيلومونك في المقام الأول.
9. استخدم قاعدة 80/20
باختصار ، تشير قاعدة 80/20 ، أو مبدأ باريتو كما هو معروف في الأوساط الأكاديمية ، إلى أن 80٪ من النتائج المحققة مسؤولة فقط عن 20٪ من الجهد المبذول. عادة ما يستخدم هذا المبدأ في إدارة الأعمال التجارية ، ومن الشائع بين رواد الأعمال أن 80٪ من المبيعات مسؤولة عن 20٪ فقط من العملاء ، ولكن يمكن استخدام نفس القاعدة لتنظيم الوقت بشكل فعال. قاعدة 80/20تحتاج إلى تقييم كل مهمة على أساس الجهد المطلوب وانعكاسها على أدائك المهني أو خططك المستقبلية. يجب عليك ببساطة التحقق من جدول المهام اليومي لعزل واختيار المهام الرئيسية التي تريد تنفيذها أولا، كما يسمح بتجاهل المهام الثانوية في حالة التعرض للإرهاق أو مواجهة أي طارئ.
10. استخدام التطبيقات
من الناحية العملية ، لا يمكن الموازنة بين متطلبات الحياة والتزامات العمل بدقة ، وقد يؤدي عدم توازن أحدهما على الآخر إلى فشلك ، هنا تتدخل التكنولوجيا لتقديم يد العون ، يوجد حاليا العديد من تطبيقات إدارة المهام التي تسمح بتنسيق وتنظيم الالتزامات بسهولة. كما يرسل الإشعارات والتنبيهات عند اقتراب تاريخ كل مهمة ، مما يضمن احترام الجدول اليومي والالتزام بأداء جميع المهام دون أعذار جاهزة.
11. شراء الوقت
لست مضطرا للقيام بجميع المهام بمفردك ، لذا استخدم زملاء العمل أو أفراد الأسرة لتعويضك في المهام الثانوية ، فكلما تخلصت من بعض الأعباء ، زادت إنتاجيتك في المهام الرئيسية. أيضا ، شراء الوقت لا يعني بالضرورة تفويض المهام ، ولكن في معظم الحالات الامتناع عن المهام الثانوية مثل طلبات الصداقة أو المهام غير المخطط لها التي لن تستهلك سوى الوقت دون فائدة كبيرة. على سبيل المثال ، كيف سيكون رد فعلك إذا تمت دعوتك فجأة إلى حفلة شواء بعد العمل؟ كنصيحة ، ليست هناك حاجة لقبول الدعوة ، حيث من المحتمل أن تبقى مستيقظا لوقت متأخر وتتأخر عن العمل في اليوم التالي.
12. المرونه
يشار دائما إلى الصرامة كأحد أهم أسباب النجاح ، لكن الواقع يخبرنا أن المرونة أكثر أهمية لأنها تضمن الاستمرارية. يجب أن تعلم أيضا أن الالتزام المفرط بالجدول الزمني يسبب الملل بعد فترة ، أو حتى الدخول في مرحلة من الإرهاق الوظيفي الذي يعطل القدرة الإنتاجية للأفراد. هذا يستدعي بالضرورة المرونة أثناء إعداد جدول زمني لتنظيم الوقت وتقسيم المهام اليومية حسب الجاهزية، على سبيل المثال، وجود ساعات فارغة لا يعني أنك مستعد عقليا أو نفسيا للعمل. أيضا ، من الضروري تخصيص وقت كاف للراحة والتأمل بشكل دوري ، حيث أن الخروج من دائرة الالتزام من وقت لآخر مفيد لتجديد الطاقة والحفاظ على الشغف المهني.
الخلاصة:
سيساعدك تعلم مهارات إدارة الوقت على التركيز على تحقيق أهدافك وزيادة إنتاجيتك في العمل ، مما سيقودك بالضرورة إلى أن تصبح شخصا ناجحا ومحبوبا. ستساعدك الإدارة الفعالة للوقت على إكمال المهام دون تأخير مع تقليل مستويات التوتر ، وستضمن أن يكون لديك الوقت الكافي لممارسة هواياتك أو قضاء وقت ممتع مع العائلة. تذكر أن إدارة الوقت لا تتحقق من
خلال الرغبات فقط ، ولكن عليك تقديم مجموعة من التضحيات ، أبرزها التخلص من العادات اليومية السيئة والكثير من العلاقات الاجتماعية غير المجدية. حاولت في هذا المقال أن أقترب منكم أهم الخطوات الفعالة لإدارة الوقت بناء على آراء الخبراء وتجربتي الشخصية، حيث مررت مثلك بمراحل من الحياة أهدرت فيها وقتي الثمين فيما لا يعمل مع الكثير من الشكاوى من ضيق الوقت. حان دورك الآن لتشاركنا جدولك اليومي وعاداتك السيئة التي تجعلك تضيع الوقت، وفريق مدونة Adventurer جاهز للإجابة على جميع أسئلتك في قسم التعليقات في أسرع وقت ممكن.